Статии

Търсенето на химикалката в офиса струва на фирмите 117 лв. годишно

Как да бъдем производителни, съветва регионалният мениджър на PEP Worldwide Любов Миронова

14 март 2012, 17:01

Питали ли сте се дали губите пари, докато си търсите химикалката  по време на работния ден? И колко време всъщност губите в търсене на едно или друго малко нещо по бюрото си? Изследвания показват,  че всеки служител търси химикалката си по  около 5 минути на ден. Оказва се обаче, че тези пет минути струват около 47 ст. на фирмата средно дневно (при заплата 936 лева). За година загубите за компанията се равняват на около 117 лв. Тези изчисления бяха представени от Любов Георгиева, регионален мениджър на  PEP Worldwide, по време на работна среща на Am Cham.

Крадци на време
Георгиева показа също и кои са най-често срещаните „крадци” на времето на мениджърите в компаниите. Това са  срещите, прекъсванията, неефективните трудови навици, хаотичната среда, трудното вземане на решенията, неяснотата, кризите, неточната информация. Като стана дума за неточната информация, Любов Георгиева твърди, че работещите в офиси прекарват средно около 10% от своето време в търсене на информация. „Това се равнява на 6 седмици годишно”, казва тя. И допълва, че е необходимо да се подобри  производителността  на хората в повечето компании.
Въпросът е как да бъдем по-производителни?
Според Георгиева има четири основни фактора, които могат да ни накарат да работим като за 8 души. Първото е доброто организиране на времето и яснотата на поставената задача, второ е подредеността – да правиш всичко с минимални усилия.  На трето място, но не и по важност, се нарежда верният софтуер, който ти позволява да правиш много операции само с един клик. „Трудовите навици също не са за подценяване и играят важна роля при производителността на служителите в компаниите“, смята Георгиева.

Октомври е, дойде време и за фирмените бюджети

Любов Миронова, финансов консултант, PPTL Ltd.

Вестник Дневник – 19:33, 19 окт 08

Западните компании преценяват до последната подробност разходите си за следващата година

Oктомври е един от тежките месеци за мениджърските екипи и финансовите отдели в големите компании. Планира се дейността за следващата година и този план се защитава пред собствениците. Западните компании се отнасят изключително взискателно към този процес. Те преценяват до последната подробност какви разходи трябва да направят през следващата година, къде ще вложат средства и какво искат да постигнат. Някои се шегуват, че всичко това се прави с цел успокоение на чувството за тревожност. Обяснението на необходимостта от бюджетиране обаче се крие в четирите му функции:

• Задаваща функция – формират се целите на компанията. Екипът и мениджърите съгласувано гледат в една посока
• Координираща функция – хората по отдели са наясно какво се очаква от тях за постигането на целите. Тяхната работа става част от общата дейност, а не е изолирана сама за себе си. Голяма част от конфликтите между отделите са решени, преди да е започнала годината
• Право на извършване на разходи – отделите знаят кога какви средства могат да разходват. Намалява се стресът за мениджърите при нареждане на плащанията
• Контролна функция – мениджърите периодично (седмично или месечно) проверяват къде е фирмата спрямо „летвата“, която искат да прескочат през годината. Лесно се вижда как се справят отделите и хората спрямо поставените цели.

Тук се появява и по-новото за мениджърите разбиране, свързано с бюджета – материализирането на мислите

или „как мислите стават неща“. Съвременните течения за лидерство и мениджмънт обръщат все по-голямо внимание и значение на синтезираното Picture it. Plan it. Do it („Представи си го. Планирай го. Направи го“). С него е свързана и ключовата функция на бюджета – след като си представите какво искате да постигнете, трябва да му дадете време и пространство и да го направите. Така се приземяват мечтите на хората. Това е и в основата на невролингвистичното програмиране, което все по-активно навлиза в живота на компаниите. Тенденцията е такава – целият екип работи за създаване на бюджет и всеки поема личен ангажимент за собствената част от работата. Общата договореност между членовете на екипа, представена писмено в левове, фокусира вниманието на всички и резултатите идват.

Реалността в България е такава, че при много компании определянето на бюджета е по-скоро фиктивно. Най-често срещаната грешка е, че бюджетът се съставя само от счетоводния отдел и/или мениджъра, като от цифри се създават цифри. Ползата от такъв бюджет е, че е „отбит номерът“ и може да се работи върху „по-важни неща“. Един от основните аргументи за неправенето на бюджет е, че времето, в което управляваш парите си, е време, в което не правиш пари. Това, от една страна, може да се приеме за вярно, но, от друга, чрез детайлното планиране компаниите могат да редуцират разходите си, да предвиждат задаващите се проблеми, да усещат бизнеса по-добре, да балансират заемите и инвестициите си и да материализират целите си.

Първите стъпки

– когато се съставя бюджетът, трябва да се зададе основният въпрос – „Какво искам да постигна?“. Много често той погрешно е заменян с „Колко искам да похарча?“. Когато се даде отговорът на първия въпрос, следва другият – „Колко време и пари и какво качество искам от бюджета си?“

Трябва да си изясним и какво всъщност представлява бюджетът – организационен план в парично изражение за планиране, контрол и отчитане на дейността.

„Организационният план“ се получава, когато има ясно изяснени идентичност, стратегия, цел и ангажимент на персонала. За създаването му се използват периодични тематични срещи през годината, както и атестации – минимум на шест месеца. Отговаряме на въпроса „Кои сме ние?“ и „Каква е нашата уникалност?“. На този етап е много важно мениджърите и екипът да имат умения в комуникацията и целеполагането и знание как функционират системите.

„В парично изражение“ целите стават с помощта на счетоводните техники. В логиката на счетоводството е важно да бъде обучен за ден или два целият екип. Така мениджърите няма да са сами и ще говорят на един език с персонала.

Има три етапа на изготвяне на бюджета

• Предварителна подготовка – най-дългият етап. Включва редица анализи на пазара и бизнеса, както и формиране на идентичност и стратегии
• Подготвяне на документите – изясняване кой, кога, какви формуляри трябва да попълни. Обобщаване на документите.
• Представяне. Презентиране. Защитаване – Представяне и защитаване на бюджета пред собствениците на компанията. Основните моменти се презентират и пред персонала.

При първото изготвяне на бюджет е добре да се ползва консултант, за да се отчете спецификата – на производство, на проект, на човешки ресурси, на отдел, на фирма или на холдинг.

За бизнеса е много важно наличието на бюджет, но не по-малко важно е знанието как да бъде използван. Ако използваме една сполучлива метафора, управлението на фирма с данни само от миналото е като управляването на кола с поглед в огледалото за обратно виждане. В България има традиция в областта на планирането (макар и в съвсем различен контекст), която, обогатена със съвременно знание, може да ни помогне да сме в крак със световния бизнес.

Със сигурност медиацията, ще помогне на политическите партии (страните по спора) ясно да разграничат по кои теми имат единомислие и ще се подкрепят в парламентарната си работа за благоденствието на българските граждани и по кои имат различия и във времето ще търсят творческо решение.

Любов Миронова – БИЗНЕС ТРЕНЬОР
m: + 359 884 565 978
e: LMironova@elven.bg